MASIGNASUKAv102
7345699749361123385

Teknologi Informasi Administrasi Perkantoran

Teknologi Informasi Administrasi Perkantoran
Add Comments
14 September 2019

Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan atau pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, termasuk penghitungan dan pembuatan laporan. Sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telephone, penerimaan tamu, pengiriman surat dan kegiatan lainnya. Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor menjadi lebih mudah, akurat dan cepat.

Peran aplikasi teknologi informasi dalam mendukung pekerjaan kantor antara lain:
1. Pekerjaan penanganan surat dan pembuatan laporan. Penggunaan aplikasi pengolah kata atau data seperti microsoft office  sangat memudahkan dalam penyelesaian surat-surat dan laporan. Keuntungan dari penggunaan aplikasi pengolah kata, antara lain meningkatkan produktivitas dalam pengolahan data (dokumen, laporan, surat, dll), menambah kepuasan kerja, meningkatkan kualitas, menghemat tenaga, mempermudah mengubah atau mengolah kalimat, mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. Selain keuntungan, adapun kerugian yang ditimbulkan dari penggunaan aplikasi pengolah kata, antara lain memerlukan pelatihan yang memadai, menimbulkan gangguan mata karena terlalu lama menatap layar dan mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Pekerjaan komunikasi perkantoran. Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal sebagai telekomunikasi. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui jaringan tertentu. Telepon dan telegram merupakan telekomunikai yang cukup tua. Melalui teknologi informasi maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi juga dapat dikirimkan dalam bentuk tulisan, angka maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi, saat ini jenis-jenis komunikasi yang termasuk dalam telekomunikasi makin bertambah banyak. Selain telepon dan telegram, ada juga teleprinter, teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi diantaranya teleconference yaitu melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.

3. Pengiriman Surat. Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik atau pos elektronik (e mail). Karakteristik utama dari email adalah transmisi informasi menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, komunikasi antar komputer. Saat ini penyimpanan email pun datanya sudah bisa bersifat virtual (cloud).

4. Tata Arsip (filing). Software komputer sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip (filing) warkat-warkat. Arsip yang semula tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, kini arsip dapat disimpan di dalam disket CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih ke penyimpanan dan perawatan  yang memerlukan tempat tempat jauh lebih kecil dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang lebih maju, penyimpanan arsip telah dilakukan atau dilaksanakan dengan komputer tersendiri yang menggunakan jaringan LAN. Komputer tersendiri dari komputer pusat memiliki hardisk penyimpanan yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan data atau informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Dari komputer pusat, data dikirim ke komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan.

Sumber: Buku “Administrasi dan Operasional Perkantoran” yang ditulis oleh Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E, S.S., M.M dan Fenny Damayanti, S.Sos., M.M., dan diterbitkan oleh CV. Alfabeta, Bandung.