MASIGNASUKAv102
7345699749361123385

Efektivitas dan Efisiensi dalam Administrasi Perkantoran

Efektivitas dan Efisiensi dalam Administrasi Perkantoran
Add Comments
28 July 2019


Efektivitas merupakan suatu kondisi keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Konsep efektivitas merupakan konsep yang luas, mencangkup berbagai faktor di dalam maupun di luar organisasi. Berikut ini adalah beberapa pendapat dari beberapa tokoh dunia mengenai efektivitas:

1.      Daft, 2010: Efektivitas berkaitan dengan sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2.      Akmal, 2006: menyatakan bahwa efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan rencananya atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi hasil.

3.      Gie, 2000: menyatakan bahwa efektivitas adalah keadaan atau kemampuan kerja yang dilaksanakan oleh manusia untuk memberikan nilai guna yang diharapkan.

4.      Gibson, 2000 menyatakan bahwa efektivitas adalah konteks perilaku organisasi yang merupakan hubungan antara produksi, kualitas, efisiensi, fleksibilitas, kepuasan, sifat keunggulan dan pengembangan.

Dan berikut ini adalah beberapa pendakatan-pendekatan efektivitas yang sering diuraikan oleh beberapa pakar:

1.      Pendekatan Tujuan: pendekatan tujuan untuk mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas merupakan pendekatan tertua dan paling luas digunakan. Menurut pendekatan ini, keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan tujuan menekankan peranan sentral dari pencapaian tujuan sebagai kriteria untuk menilai efektivitas serta mempunyai pengaruh yang kuat atas pengembangan teori dan praktik manajemen dan perilaku organisasi, tetapi sulit memahami bagaimana melakukannya.

2.      Pendekatan Teori Sistem: Teori sistem menekankan pada pertahanan elemen dasar masukan-proses-luaran atau input-process-output dan mengadaptasi terhadap lingkungan yang lebih luas yang menopang organisasi. Teori ini menggambarkan hubungan organisasi terhadap sistem yang lebih besar, dimana organisasi menjadi bagiannya. Konsep organisasi sebagian suatu sistem yang berkaitab dengan sistem yang lebih besar memperkenalkan pentingnya umpan balik yang ditujukan sebagai informasi mencerminkan hasil dari suatu tindakan atau serangkaian tindakan dari seseorang, kelompok atau organisasi. Teori sistem juga menekankan pentingnya umpan balik informasi. Inti teori sistem adalah:
a.      Kriteria efektivitas harus mencerminkan siklus masukan-proses-keluaran atau input-process-output, bukan keluaran yang sederhana.
b.      Kriteria efektivitas harus mencerminkan hubungan antar organisasi dan lingkungan yang lebih besar dimana organisasi itu berada.
Jadi efektivitas organisasi adalah konsep dengan cangkupan luas termasuk sejumlah konsep komponen dan tugas manajerialnya adalah menjaga keseimbangan optimal antara komponen dan bagiannya.

3.      Pendekanan Multiple Constituency: pendekatan ini adalah perspektif yang menekankan pentingnya hubungan relatif di antara kepentingan kelompok dan individual dalam hubungan relatif diantara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi. Dengan pendekatan ini memungkinkan pentingnya hubungan relatif diantara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi. Dengan pendekatan ini memungkinkan mengkombinasikan tujuan dan pendekatan sistem guna memperoleh pendekatan yang lebih tepat bagi efektivitas organisasi.

4.      Pendekatan Konstituensi Strategis: pendekatan ini menekankan pada pemenuhan tuntutan konstituensi itu di dalam lingkungan yang darinya orang tersebut memerlukan dukungan yang terus menerus bagi kelangsungan hidupnya.

5.      Pendekatan Nilai-Nilai Bersaing: pendekatan ini mencoba mempersatukan ketiga pendekatan di atas, masing-masing didasarkan suatu kelompok nilai. Masing-masing nilai selanjutnya lebih disukai berdasarkan daur hidup dimana organisasi itu berada.
Dan berikut ini adalah beberapa faktor yang mempengaruhi suatu efektivitas:

1.      Faktor Karakteristik Organisasi: hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.

2.      Faktor Karakteristik Lingkungan: karakteristik lingkungan mencangkup dua aspek. Aspek pertama adalah lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern atau lebih dikenal dengan iklim organisasi yaitu lengkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.

3.      Faktor Karakteristik Pegawai: merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu organisasi menginginkan keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan atau menghubungkan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

4.      Faktor Karakteristik Manajemen: merupakan strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktik manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktik manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.

Gibson (2000) menyatakan bahwa kriteria efektivitas meliputi kriteria efektivitas jangka pendek yang terdiri dari produksi, efisiensi dan kepuasan; kriteria jangka menengah yang terdiri dari persaingan dan pengembangan; kriteria efektivitas jangka panjang dan kelangsungan hidup.
Efektivitas dikatakan berhasil apabila memenuhi kriteria produktivitas, kemampuan berlaba dan kesejahteraan pegawai. Sementara dalam konteks perkantoran, efektivitas dapat diukur dengan kriteria kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik.
Apa itu efisiensi ?

Gie (2000) menyatakan bahwa efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dibedakan menjadi dua segi, yaitu:

1.      Segi Usaha: suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya.

2.      Segi Hasil: suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu atau kwalitasnya maupun jumlah satuan hasil itu.

Sedangkan menurut Wursanto (2004) menyatakan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan dengan hasil yang dicapai. Apabila diterapkan dalam bidang kerja, maka terdapatlah efisiensi kerja.
Gie (2000) menyatakan bahwa efisiensi kerja adalah suatu asar dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
Sedarmayanti (2001) menyatakan bahwa efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya, murah biayanya, singkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya.

Sedarmayanti menyatakan bahwa efisiensi kerja dapat tercapai apabila:

1.      Berhasil Guna atau Efektif, yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan tepat artinya target tercapai sesuai waktu yang ditentukan.

2.      Ekonomis, dalam usaha mencapai efektivitas yang termaksud, maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lainya, telah dipergunakan dengan setepat-tepatnya.

3.      Pelaksanaan Kerja dapat Dipertanggungjawabkan, yaitu untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

4.      Pem bagian Kerja Nyata, yaitu berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang pasti terbatas.

5.      Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya. Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

6.      Prosedur Kerja Praktis, Bekerja dan dapat dilaksanakan yaitu pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

Adapun asas-asas pekerjaan kantor yang efisien menurut Sedarmayanti, yaitu:

1.      Asas perencanaan.
Merencanakan berarti mengembangkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Perwujudan dalam asas ini dapat berupa pedoman-pedoman:
a.      Pedoman tentang maksud warkat.
b.      Pedoman tentang penetapan prosedur.
c.       Pedoman tentang pengadaan mesin.
d.      Pedoman tentang perencanaan formulir.

2.      Asas penyederhaan.
Menyederhanakan berarti membuat pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah. Pedoman dalam asas ini sebagai berikut:
a.      Pedoman tentang tatacara.
b.      Pedoman tentang perlengkapan.
c.       Pedoman tentang pengorganisasian.

3.      Asas penghematan.
Menghemat berarti mencegah pemakaian yang berlebihan. Asas ini dilaksanakan dengan pedoman-pedoman sebagai berikut:
a.      Perhitungan tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan.
b.      Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat.
c.       Pedoman tentang mekanisme tatausaha.

4.      Asas penghapusan.
Berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dengan pedoman-pedoman sebagai berikut:
a.      Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan.
b.      Pedoman tentang penghapusan tembusan atau warkat lainnya.

5.      Asas penggabungan.
Mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini sebagai berikut:
a.      Pedoman tentang kerja sekali jalan.
b.      Pedoman tentang pemakaian alat-alat serbaguna.

Ada beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja. Berikut adalah beberapa faktor menurut beberapa tokoh:

1.      Barnes, menyatakan ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu: gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja dan penggunaan alat kerja.

2.      Yutta, menyatakan ada lima faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yaitu lingkungan fisik, lingkungan non fisik, struktur organisasi, prosedur dan tata kerja.

3.      Gie, menyatakan ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yaitu kemauan, kemampuan, dan kemahiran.

Demikian adalah artikel yang saya tulis mengenai efektivitas dan efisiensi dalam administrasi perkantoran. Materi dalam artikel ini saya dapat dari buku “Administrasi dan Operasional Perkantoran” yang ditulis oleh Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E, S.S., M.M dan Fenny Damayanti, S.Sos., M.M., dan diterbitkan oleh CV. Alfabeta, Bandung.